Doanh nghiệp cần làm thủ tục thay đổi cơ quan quản lý BHXH khi thay đổi nơi hoạt động kinh doanh. Bởi doanh nghiệp không thể ngừng tham gia đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên. Như vậy, doanh nghiệp cần làm gì để chuyển nơi đóng BHXH? Cần lưu ý điểm nào khi chuyển quận BHXH?

1. Thủ tục chuyển quận BHXH được quy định như thế nào?
Theo quy định tại Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội (2014), chủ doanh nghiệp và người lao động có hợp động lao động từ đủ 01 tháng là đối tượng phải tham gia BHXH. Đây chính là lý do doanh nghiệp phải làm thủ tục chuyển quận BHXH. Trường hợp doanh nghiệp không xử lý chuyển quận BHXH thì người lao động sẽ không làm được các hồ sơ chế độ BHXH khi di chuyển tới quận khác. 
Việc doanh nghiệp di chuyển sang một địa phương khác có ảnh hưởng cơ quan quản lý hoạt động tham gia BHXH ở cả nơi sắp chuyển tới và nơi sắp rời đi. Vì thế, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục báo giảm BHXH và chốt sổ BHXH cho cơ quan BHXH nơi chuyển đi và thủ tục báo tăng BHXH, BHYT, BHTN đối với cơ quan BHXH nơi chuyển đến.

2. Thủ tục chuyển cơ quan bảo hiểm xã hội tại nơi chuyển đi
2.1 Báo giảm BHXH
Đơn vị sử dụng lao động cần thực chuẩn bị hồ sơ báo giảm BHXH theo Công văn số 1366/BHXH-THU (2011). Thành phần hồ sơ cụ thể:
- Quyết định/Văn bản của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về việc giải thể, chấm dứt hoạt động, chuyển địa phương khác hoặc Quyết định giải thể của đơn vị, giấy phép kinh doanh, …(bản sao)
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS, 1 bản)
- Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (1 thẻ/người)
- Chứng từ nộp tiền (bản sao nếu có)
- Phiếu giao nhận hồ sơ
Chậm nhất là ngày 15 của tháng cuối cùng trước khi chuyển trụ sở, doanh nghiệp sẽ phải báo giảm bảo hiểm xã hội. Nếu doanh nghiệp đăng ký giao dịch điện tử thành công nhưng không gửi file hình ảnh quyết định chuyển địa phương và chứng từ nộp tiền thì in bảng kê kèm các hồ sơ bày và thẻ BHYT (nếu có) qua bưu điện.

2.2 Chốt sổ BHXH
Hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội để hoàn thiện thủ tục chuyển quận BHXH tại nơi chuyển đi bao gồm những giấy tờ sau:
- Phiếu giao nhận hồ sơ 301
- Tờ rời sổ (nếu có)
- Sổ BHXH
- Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (TK1-TS, 1 bản/người)
- Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc Quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp (nếu có).
Trong trường hợp doanh nghiệp nộp hồ sơ quan bưu điện thì cộng thêm 02 ngày cho 01 lần gửi. Thời gian giải quyết nghiệp vụ này là 10 ngày kể từ khi doanh nghiệp nộp hồ sơ báo giảm và chốt sổ hợp lệ.

3. Thủ tục chuyển quận BHXH tại địa phương chuyển đến
Bên cạnh các nhiệm vụ cần thực hiện tại cơ quan BHXH cũ, doanh nghiệp sẽ tiếp tục báo tăng BHXH, BHYT, BHTN. Hồ sơ báo tăng BHXH, BHYT, BHTN bao gồm những giấy tờ sau:
– Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (mẫu số TK3-TS, 01 bản)
– Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu số TK1-TS, 01 bản/người)
– Quyết định thành lập hoặc giấy phép kinh doanh/hoạt động (bản sao có chứng thực)
– Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu D02-TS, 01 bản)
– Phiếu giao nhận hồ sơ đăng ký BHXH, BHYT bắt buộc (mẫu 101, 02 bản)
– Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN (mẫu C12-TS)

Trong thời hạn 04 ngày từ khi cơ quan BHXH chấp nhận hồ sơ báo tăng thì chủ doanh nghiệp cần đóng tiền BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ cho toàn bộ nhân viên ở tháng đầu tiên để được cấp thẻ Bảo hiểm y tế. Nếu doanh nghiệp gửi hồ sơ hoặc nhận kết quả sẽ chậm hơn 02 ngày nếu doanh nghiệp gửi qua bưu điện.

Tham khảo: Dịch vụ tăng giảm lao động

4. Một số điểm cần lưu ý khi làm thủ tục chuyển quận BHXH
Doanh nghiệp không thực hiện chuyển cơ quan BHXH thì NLĐ sẽ không được cơ quan BHXH xử lý hồ sơ hưởng chế độ. Bởi cơ quan BHXH chỉ được quyền xử lý hồ sơ cho người lao động có đăng ký BHXH tại địa phương đó.
Doanh nghiệp cần hoàn thiện các khoản đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động đến tháng chuyển đi. Nếu có phát sinh thêm hồ sơ BHXH thì người sử dụng lao động cần gửi hồ sơ giải quyết ở cơ quan BHXH cũ dứt điểm trước khi chuyển đi
Bên cạnh đó,Ngoài ra, đơn vị sử dụng lao động cần đăng ký và đóng BHXH cho nhân viên tại cơ quan BHXH tại trụ sở kinh doanh mới nhanh nhất có thể. Tránh trường hợp doanh nghiệp đợi kết quả giải quyết vấn đề ở cơ quan BHXH cũ rồi mới đăng ký.

Để tránh xảy ra sai sót cũng như đơn giản hóa trong quá trình thực hiện doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ chuyển quận BHXH của chúng tôi. Liên hệ ngay theo thông tin bên dưới để được tư vấn hoàn toàn miễn phí!

CÔNG TY TNHH AZTAX
Hotline: 0932.383.089
Email: cs@aztax.com.vn