Thực hiện số hóa tài liệu là bước đầu trong để doanh nghiệp chuyển đổi số thành công. Để thực hiện số hóa, doanh nghiệp có thể tự thực hiện hoặc thuê dịch vụ bên ngoài nếu như tài liệu cần chuyển đổi lớn.

checkimg('https://businesswiki.codx.vn/wp-content/uploads/2022/06/So-hoa-tai-lieu-luu-tru.jpg')

Tuy nhiên, dù là tự thực hiện hay sử dụng dịch vụ, việc số hóa cũng cần trải qua quy trình 3 bước cơ bản sau:

Bước 1: Đánh giá phân loại tài liệu cần số hóa

Bước đầu tiên trong quy trình số hóa tài liệu là đánh giá tài liệu hiện có. Đội ngũ chuyên gia sẽ tiến hành xem xét tài liệu giấy có sẵn và đánh giá khối lượng công việc cần thực hiện. Điều này bao gồm việc xác định loại tài liệu, số lượng và mức độ phức tạp của từng tài liệu.

Bước 2: Sử dụng công cụ hỗ trợ để scan tài liệu

Tiếp theo, tài liệu được chuẩn bị để số hóa. Đây là quá trình chuẩn bị tài liệu giấy để có thể quét hoặc chụp hình chúng thành tài liệu điện tử. Các bước chuẩn bị bao gồm xóa các nắp chai, giấy bóng, và làm phẳng các trang giấy gập. Nếu có tài liệu rời như hình vẽ hoặc bản đồ, chúng cần được đặt vào vị trí thích hợp trên máy quét hoặc bề mặt chụp hình.

checkimg('https://businesswiki.codx.vn/wp-content/uploads/2022/06/so-hoa-tai-lieu-van-ban-1.png')

Sau khi tài liệu đã được chuẩn bị, quá trình số hóa chính bắt đầu. Có nhiều phương pháp để số hóa tài liệu, bao gồm việc sử dụng máy quét hoặc máy ảnh chuyên dụng. Kỹ thuật số hóa tài liệu yêu cầu khả năng đọc hiểu của máy quét hoặc máy ảnh, đảm bảo rằng mọi thông tin quan trọng trong tài liệu được lưu trữ một cách chính xác.

Bước 3: Lưu trữ tài liệu lên phần mềm

Sau khi quá trình số hóa hoàn tất, tài liệu được lưu trữ trong hệ thống quản lý tài liệu của doanh nghiệp. Các tài liệu số hóa có thể được tổ chức trong cấu trúc thư mục hợp lý, sử dụng các phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ để tìm kiếm và truy xuất nhanh chóng.

Tham khảo tại: https://businesswiki.codx.vn/