Doanh nghiệp nhỏ có nên sử dụng dịch vụ thuê ngoài tính lương

Nhiều nhà quản lý cho rằng 1 cá nhân có khả năng kiêm nhiệm công việc sẽ giúp tối ưu chi phí (VD kế toán ngân hàng kiêm tính lương kiêm kế toán thuế…) Song, thực tế lại không phải vậy, mỗi một nhân sự dù có giỏi đến đâu thì cũng chỉ có chuyên môn sâu trong một số công việc cụ thể. Việc nhân sự không chuyên thực hiện nhiều công việc cùng lúc sẽ càng tăng nguy cơ xảy ra sai sót, nhất là những công việc đòi hỏi tính chính xác cao khi phải làm việc với các con số như vị trí nhân sự tiền lương.

Sử dụng dịch vụ tính lương có thực sự tối ưu so với nhân sự tiền lương nội bộ?

Hiện nay, các quy định về lương, thuế, bảo hiểm, trợ cấp,… của Nhà nước được cập nhật và thay đổi liên tục nhằm phù hợp hơn với thực tiễn thị trường lao động mở. Do đó, các doanh nghiệp cũng cần nhanh chóng cập nhật nhằm đảm bảo thực thi đúng luật. Ngược lại, khi sử dụng các dịch vụ chuyên nghiệp từ bên thứ 3, doanh nghiệp sẽ hoàn toàn không phải lo lắng bởi các công ty cung ứng dịch vụ sẽ chịu trách nhiệm cập nhật cũng như tư vấn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, công tác tính & quản lý lương cho người lao động đòi hỏi phải tốn khá nhiều thời gian và công sức, cũng là hoạt động gặp nhiều rủi ro về bảo mật nhất cho doanh nghiệp. Vì vậy, có thể thấy, việc sử dụng dịch vụ tính lương mang lại nhiều lợi ích thực tế cho nhà quản lý.

Sử dụng dịch vụ tính lương thuê ngoài doanh nghiệp cần lưu ý gì

01. Xác định rõ nhu cầu

Trong bất cứ hoạt động nào, nhà quản lý cũng cần xác định rõ nhu cầu trước khi thực hiện. Việc thuê ngoài dịch vụ tính lương cũng vậy, doanh nghiệp cần xác định cụ thể yêu cầu đối với nhiệm vụ này là gì, tiêu chí đánh giá ra sao, phạm vi như thế nào, khoản chi phí dịch vụ bao nhiêu là phù hợp,… Qua đó giúp dễ dàng tìm kiếm các đơn vị cung ứng dịch vụ phù hợp, đồng thời giúp 2 bên có thể dễ dàng kết hợp được hiệu quả trong quá trình triển khai công việc

02. Đảm bảo các thông tin được bảo mật

Hoạt động tính lương đòi hỏi toàn bộ các thông tin về nhân sự, các thông tin liên quan đến lương, thưởng, các khoản phụ cấp khác,… do đó yếu tố bảo mật thông tin là vô cùng quan trọng khi sử dụng dịch vụ thuê ngoài tính lương. Do đó, khi tìm kiếm đơn vị cung ứng dịch vụ, nhà quản lý cần đảm bảo vấn đề này thật chặt chẽ qua hợp đồng dịch vụ.

03. Chi phí hợp lý

Như đã phân tích nội dung ở trên, sử dụng dịch vụ thuê ngoài tính lương mục đích là giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, do đó trong quá trình tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ, cần cân đối kỹ mức chi phí họ đưa ra có hợp lý hay không. Đặc biệt, nhà quản lý cần hỏi kỹ về các chi phí phát sinh thêm trong quá trình 2 bên hợp tác bởi một số đơn vị đưa ra khoản phí rất rẻ nhưng sau đó thu thêm nhiều khoản chi phí phụ bên ngoài.

04. Đơn vị uy tín, chuyên nghiệp

Đây có thể coi là yếu tố quan trọng nhất khi doanh nghiệp tìm kiếm dịch vụ tính lương. Bởi lẽ, việc thuê ngoài dịch vụ đòi hỏi tính bảo mật và chuyên nghiệp cao nhằm tránh những rủi ro, sai sót. Do đó, doanh nghiệp cần tìm kiếm cũng như lựa chọn kỹ càng đơn vị cung ứng dịch vụ trước khi thuê ngoài để đảm bảo chất lượng.